Best-Practice-Lösungen von Optimal Systems.

Warum Best-Practice?

"Best-Practice" sind vorkonfigurierte Lösungen, die sich in der Praxis bereits mehrfach bewährt haben. Sie kümmern sich um zwei vorrangige Probleme unserer Kunden:

  • qualifiziertes Vertragsmanagement mit OS|"Contract"

  • E-Mail-Management mit OS|"Mail-Management"


Vertragsmanagement

Risiken im  Vertragsmanagement:

  • Fristen werden versäumt,
  • falsche Entscheidungen werden getroffen,
  • es fehlt an Transparenz,
  • Nachteile bei juristischen Streitigkeiten treten auf.


Auf den Punkt gebracht kostet ein unstrukturiertes Vertragsmanagement Zeit, Geld und Auskunftsvermögen. Zwei Drittel aller Unternehmen haben deshalb die hohe Wichtigkeit eines standort- und abteilungsübergreifenden Vertragsmanagement erkannt.


Die Lösung: OS|"Contract"

OS|"Contract" ist ein ECM-basiertes Vertragsmanagement mit entsprechender Fristenverwaltung, Liquiditätsplanung und Risikomanagement. Durch hoch wirksame ECM-Funktionalitäten und zentraler Dokumentenverwaltung erhöhen sie Ihre Effizienz.

Ihre Vorteile:

  • Kosten senken
  • zeitsparendes Erstellen v. Verträgen mit Vertragsvorlagen
  • Rechtssicherheit durch Freigabeworkflows
  • Fristenmanagement
  • automatisierte Vertragswiedervorlage
  • Verbesserte Auskunftsfähigkeit intern und extern
  • revisionssichere Archivierung
  • Dokumentation der Geschäftsprozesse
  • Ausbaufähig zu einem umfassenden ECM-System u.a.

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E-Mail-Management

E-Mails sind das Kommunikationsmittel des 21. Jahrhunderts. Auch in den schriftlichen Geschäftsverkehr hat sie Einzug gehalten. Damit kommen auf die Unternehmen neue Anforderungen zu.

Fakten:

  • 70% der E-Mails aller Unternehmen enthalten "geschäftskritische" Daten
  • Handels- und steuerrechtlich relevante Daten unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
  • In geschäftskritischen E-Mails lauern enorme rechtliche und finanzielle Risiken


Die Lösung: OS|"Mail-Management"

Mail-Management

Funktionen:

  • Archivierung von E-Mails
  • "Abschmelzen" und Entlasten d. Exchange-Servers
  • Vorgangsbezogene Ablage
  • Suchen, Navigieren, Finden u.a.

Nutzen:

  • E-Mails revisionssicher archivieren gemäß GDPdU und GOBS
  • Unternehmens- und weltweiter Zugriff auf archivierte Mails
  • Intuitive Bedienung dank vollständiger Integration in MS Outlook
  • einfache Installation und sofort einsatzbereit
  • Nahezu unbegrenzte Verwaltungskapazitäten
  • ausbaufähig zu einem umfassenden ECM-System u.a.

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